Não é novidade que a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais foi editada com o intuito de estabelecer regras e critérios para os processos de tratamento de dados, objetivando, ainda, conferir uma maior segurança a estes.
Visto isso, as empresas tiveram que se adaptar aos novos regramentos, a fim de harmonizarem os procedimentos internos com os preceitos da LGPD. Em consequência, as relações de trabalho começaram a seguir novas diretrizes e condutas por parte do empregador, no que concerne ao tratamento de dados pessoais.
A atenção quanto ao cumprimento dos procedimentos intrínsecos da LGPD, inicia-se na fase pré-contratual, momento em que ocorre o cadastramento de currículos, entrevistas e testes.
Em geral, as empresas já têm optado por realizar esta fase por meio de sistema próprio, permitindo que o titular dos dados pessoais confirme seu aceite quanto ao tratamento das informações ali disponibilizadas. Nos casos em que o cadastro não for realizado por sistema que permita esta coleta de consentimento, o empregador deverá o fazer por algum outro meio cabível, a fim de evitar possíveis contratempos e desconformidades.
Os dados pessoais coletados neste primeiro contato são aqueles necessários para a avaliação do profissional, dentre eles: Nome completo, estado civil, CPF, endereço e qualificação profissional. O que se tem indicado é que o empregador não colete dados sensíveis nesta fase, bem como realize a coleta dos dados estritamente necessários ao deslinde do processo seletivo.
Outro ponto a se observar é o armazenamento e descarte destes currículos, os quais deverão ser realizados em conformidade com os procedimentos determinados pela LGPD, ciente o empregador de que as informações devem ser descartadas em sua integralidade, evitando cópias ou restauração dos dados, ainda, deve manter em seu arquivo somente os documentos que contenham informações essenciais ao cumprimento de um propósito legítimo.
Cabe a empresa garantir a segurança destas informações, evitando o acesso ao documento por pessoas não autorizadas.
Quando da formalização do contrato de trabalho, o empregador terá acesso aos demais dados e informações do empregado e de seus beneficiários. Neste momento a atenção deverá ser redobrada, visto que poderá haver coleta de dados de pessoa menor de 18 (dezoito) anos e de dados sensíveis.
Outro ponto que merece atenção, é quanto a coleta de consentimento do titular dos dados pessoais, por parte da empresa empregadora.
A Lei Geral de Proteção de Dados em seu artigo 7º, II, dispõe de forma clara que o termo de consentimento não será necessário quando o tratamento for realizado em detrimento de uma obrigação legal ou regulatória, como é o caso de alguns dos procedimentos realizados pela empregadora.
Entretanto, quando se tratar de coleta de dados para um procedimento acessório não vinculado ao cumprimento e execução do contrato de trabalho, será necessário a formalização de termo de consentimento, consoante artigo 7º, I e V da Lei Geral de Proteção de Dados.
Neste caso, a empregadora poderá inserir no próprio contrato de trabalho cláusulas específicas acerca da finalidade do tratamento dos dados pessoais, ou ainda, realizar a coleta de termo de consentimento com o descritivo das finalidades, a fim de cientificar o empregado acerca do uso de seus dados. Inclusive, cientificando o titular dos direitos acerca do prazo de armazenamento das informações, revogação do consentimento, alteração, correção e exclusão dos dados pessoais;
Quando do término do vínculo contratual, as informações fornecidas pelo empregador ficarão armazenadas até o prazo necessário para o cumprimento de questões legais e regulatórias, na forma do artigo 16, I, da LGPD.
O descarte das informações, de igual forma, deve ser realizado em respeito aos preceitos da LGPD, garantindo que a informação não seja restaurada e copiada.
Portanto, o que se aconselha é que as empresas implementem uma política interna de proteção aos dados pessoais, visando a cientificação e conhecimento por parte dos prestadores de serviços e empregados, acerca do processo de tratamento de dados pessoais, bem como da responsabilidade das partes quanto ao vazamento das informações e ao uso inadequado destes dados.
Além disso, importante que a empregadora somente realize o tratamento dos dados pessoais quando houver necessidade, cientificando o titular dos dados acerca da finalidade de tratamento, bem como de eventuais alterações no uso de suas informações.
Deste modo, as empresas que ainda não ajustaram os seus procedimentos internos de acordo com os regramentos da LGPD, deverão o fazer, evitando a aplicação de sanções por parte da Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD
O escritório Gilli Basile Advogados permanece à disposição dos seus clientes e parceiros interessados em outros esclarecimentos.
Por Franciela Manoela Laffin.
